Praxis-Tipps zum Einstellen neuer Mitarbeiter

Das Geschäft läuft – und die Arbeit wird mehr. Wenn Sie das Wachstum Ihrer Firma nicht behindern wollen, müssen Sie neue Mitarbeiter einstellen. Doch welcher Kandidat ist der Richtige für den entsprechenden Job und vor allem für Ihre Firma?

Wir sagen Ihnen, worauf Sie bei einer Personaleinstellung achten sollten und geben praktische Tipps für das Einstellungsgespräch.

Die eigene Personalabteilung
Als Existenzgründer müssen Sie die Einstellung neuer Mitarbeiter selbst in die Hand nehmen. Eine eigene Personalabteilung, wie in großen Konzernen oder den meisten mittelständischen Unternehmen, können sich kleinere Unternehmen in der Regel nicht leisten. Doch die Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter ist aufwändig und zeitintensiv. Als Gründer sollte man sich im Vorfeld genau überlegen, ob die Vorarbeit zu einer Einstellung Spezialisten wie etwa Personalagenturen übertragen werden könnte. Denn der Auswahlprozess kann einen Großteil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Anforderungsprofil erstellen
Sofern Sie sich dazu entscheiden, die Personalauswahl von Anfang an selbst vorzunehmen, ist eine gründliche Vorbereitung notwendig. Zuerst sollten Sie ein konkretes Anforderungsprofil und den gesamten Auswahlprozess formulieren. Folgende Leitfragen sind dabei zu berücksichtigen:

  • Definieren Sie die Werte, die Sie selbst vertreten und für die Ihre Firma steht oder stehen soll (Leitbild).
  • Legen Sie konkrete Unternehmensziele fest.
  • Grenzen Sie das Aufgabengebiet des neuen Mitarbeiters möglichst exakt ein.
  • Überlegen Sie, welche Eigenschaften der neue Mitarbeiter haben soll, damit er in Ihr Team der zu Ihnen passt.

Vorauswahl treffen
Haben Sie ihr Anforderungsprofil formuliert und entsprechend in Jobanzeigen in der Zeitung, Online-Jobbörsen oder auch beim Arbeitsamt publiziert, lassen die ersten Bewerbungsunterlagen meist nicht lange auf sich warten. Nach Einschätzung der Existenzgründungsexperten vom Bundesministerium für Wirtschaft sind diese Unterlagen alleine jedoch eine magere und risikoreiche Bewertungsgrundlage. Die Vorauswahl muss daher nach objektiven Kriterien vorgenommen werden. Dazu gehören Alter, Berufserfahrung, Qualifikation und auch die Qualität der Bewerbungsunterlagen. Die Unterlagen sollten Sie bereits im Vorfeld zumindest danach bewerten, ob die Bewerber bereits in ähnliche Arbeitsgebieten wie in Ihrem Unternehmen vorgesehen gearbeitet haben. Bewerber, die überhaupt nicht in das formulierte Anforderungsprofil passen, können Sie aussortieren.

Das Einstellungsgespräch
Ein zentraler Bestandteil des gesamten Auswahlprozesses ist das Einstellungsgespräch. Ihm wird allerdings oft eine sehr hohe Bedeutung beigemessen, die in der Realität meist nicht erfüllt werden kann. Schließlich erleben Sie die Bewerber in einer Situation, die nicht dem normalen Arbeitsalltag entspricht. Zudem versucht natürlich jeder Kandidat, sich so gut wie möglich zu verkaufen.

Ablauf des Gesprächs
Den Verlauf eines klassischen Einstellungsgesprächs kann man den Existenzgründungsexperten des Wirtschaftsministeriums zufolge in vier Phasen aufteilen.

1. Aufwärmphase:
Kurzer persönlicher Einstieg in das Gespräch, beispielsweise mit der Frage nach der Anreise als Eingangsthema. Geben Sie dem Bewerber einen Überblick über die Dauer und den geplanten Ablauf des Gesprächs.

2. Motivation: 
Stellen Sie Ihr eigenes Unternehmen vor. Sprechen Sie über Ihre Ziele und geben Sie dem Bewerber einen Ausblick auf das konkrete Arbeitsumfeld, welches ihn erwartet. Sie sind dabei verpflichtet, über mögliche Gesundheitsbelastungen in Zusammenhang mit der Tätigkeit oder überdurchschnittliche Anforderungen hinzuweisen. Stellen Sie auch die persönlichen Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens und mögliche Weiterbildungen dar.

3. Kennenlernen:
Sichern Sie dem Interessenten unbedingt die Vertraulichkeit des Gesprächs zu, um von vorneherein eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Versuchen Sie, mit gezielten Fragen die Motivation des Bewerbers zu testen und herauszufinden, welche Erwartungen er an den Job und auch die künftigen Kollegen hat. Holen Sie zudem die Selbsteinschätzung des Bewerbers ein, beispielsweise mit der Frage, wie der Bewerber seine Stärken und Schwächen selbst beurteilt. Zudem sollten sie auch Situationen und Probleme aus dem konkreten beruflichen Alltag durchsprechen, um die Herangehensweise und die Lösungswege eines Kandidaten beurteilen zu können. Fragen Sie nach dem Gesundheitszustand und ob akute oder chronische Krankheiten die Ausübung einer Tätigkeit beeinträchtigen könnten.

4. Abschluss: 
Sprechen Sie über die Formalitäten, wie den Eintrittstermin in die Firma, die Ausgestaltung des Vertrags und die Höhe des Gehalts. Wichtig ist auch, ein mögliches Wettbewerbsverbot aus dem Arbeitsvertrag mit dem vorherigen Arbeitgeber oder sonstige Bestandteile des Vertrags zu hinterfragen, die der Bewerber möglicherweise nicht erfüllen kann. Zur Auskunft darüber ist er ebenso verpflichtet, wie zu wahrheitsgemäßen Aussagen über eine möglichen Lohn- oder Gehaltspfändung. Vermeiden Sie konkrete Zusagen noch im Gespräch und verweisen Sie auf einen Zeitraum, in dem der Bewerber eine Entscheidung zu erwarten hat.

‘Goldene Regeln’
Es gibt ein paar “goldene Regeln”, die Sie beim Gespräch beachten sollten.

  • Informieren Sie am Anfang des Gesprächs über sich, Ihr Unternehmen und die geplanten Aufgaben.
  • Fragen Sie, welche Erfahrungen der Bewerber bereits in ähnlichen Arbeitssituationen (ganz praktisch und konkret) gesammelt hat.
  • Stellen Sie Fragen, in denen Sie Bezug auf die Bewerbungsunterlagen nehmen und diese Informationen vertiefen.
  • Achten Sie bei Ihren Fragen immer auf den konkreten Zusammenhang mit den zu erwartenden Aufgaben und Erfahrungen – alles andere ist schnell im Bereich der Spekulation.
  • Ist der Gesamteindruck sympathisch? Falls nicht, beobachten Sie sich selbst, ob Sie eventuell Informationen falsch bewerten.

Unzulässige Fragen
Einige Themen muss Ihnen ein Bewerber der aktuellen Rechtsprechung zufolge nicht beantworten. Sie sollten diese unzulässigen Fragen daher vermeiden. Bei berechtigten Fragen ist der Kandidat dagegen verpflichtet, Ihnen wahrheitsgemäß zu antworten. Unzulässig sind in einem Bewerbungsgespräch Fragen nach:

  • Partei-, Gewerkschafts- oder Religionszugehörigkeit
  • Vermögensverhältnissen und der Höhe des letzten Gehalts
  • eventuellen Vorstrafen (sofern diese nicht für die Ausübung des Jobs von besonderer Relevanz sind)
  • Behinderungen, sofern diese nicht die spätere Tätigkeit beeinträchtigen könnten
  • Plänen nach einer Eheschließung

Die Auswertung
Die Auswertung des Gesprächs sollte direkt im Anschluss erfolgen. Unter den “frischen” Eindrücken können Sie Auftreten und Erscheinungsbild am besten beurteilen. Gehen Sie bei Ihrer Gesamtauswertung immer davon aus, dass Menschen andere Menschen oft aufgrund falscher Annahmen nicht richtig beurteilen. Oft wird unbewusst nach Ähnlichkeiten und Sympathien wie etwa Hobby, Heimatort und gemeinsame Bekannte bewertet, und nicht nach Fakten. Versuchen Sie daher möglichst objektiv die Qualifikation im Zusammenspiel mit dem Erscheinungsbild des Bewerbers zu beurteilen und persönliche Aspekte möglichst auszuschließen. Die Mitarbeiter sind schließlich das Potenzial ihrer Firma.